Führen in Zeiten der Krise: 6 Tipps wie Sie erfolgreich Mitarbeiter im Home Office führen!

Die Bedrohung durch die Corona Pandemie hat die Arbeitswelt stark und geradezu schockartig verändert, Aufgaben und Arbeitsabläufe wurden auf den Kopf gestellt. Mit den äußeren Veränderungen müssen die Führungskräfte täglich flexibel umgehen und gleichzeitig ihre Teams gut führen und motivieren. Führen in einer solchen Krise ist eine besondere Herausforderung: Führungskräfte sehen ihre Mitarbeiter/innen nicht mehr täglich, das verlangt mehr Abstimmungen. Home Office ist für wenige bereits Routine und funktioniert reibungslos, für andere Arbeitnehmer/innen ist das Home Office eine Heraus- oder sogar Überforderung. Die Rahmenbedingungen sind für die Mitarbeiter/innen sehr unterschiedlich: Zum Teil wird Kinderbetreuung parallel geleistet, manchen fehlt vielleicht der Zugriff auf wichtige Dokumente, andere wieder brauchen jetzt deutlich mehr Anleitung und Unterstützung. Gleiches gilt für die Unternehmen und Organisationen: Ich arbeite mit vielen Arbeitgebern, die bereits vor Corona Regelungen zum Home Office hatten, andere standen dem Arbeiten von zu Hause skeptisch gegenüber. Für diese Unternehmen ist die Situation ganz neu. Ob sie es Digital oder Remote Leadership nennen, oder auch Führen auf Distanz; in Organisationen, die Home Office bisher gar nicht oder nur in ganz kleinem Rahmen zuließen, stellen sich jetzt für die Führungskräfte viele Fragen:

Wie bleiben Sie mit Ihren Mitarbeiter/innen in Austausch und Kontakt? Wer braucht welchen Führungsstil? Wie wichtig sind virtuelle Besprechungen und wie werden sie moderiert und angeleitet? Wie muss sich Führungsarbeit in der Zeit dieser Krise verändern?

In diesem Blog-Artikel möchte ich Ihnen als Führungskräfte, die selbst im Home Office arbeiten oder Mitarbeiter/innen führen, die zu Hause arbeiten, 6 zentrale Hinweise geben, wie Sie Führung auf Distanz erfolgreich gestalten können.

1. Fokussieren Sie auf die erbrachte Leistung und nicht auf abgeleistete Präsenzzeit!

Für viele Arbeitgeber ist die Frage des Vertrauens in die Mitarbeiter/innen zentral: Kann ich mich darauf verlassen, dass meine Beschäftigten zu Hause auch wirklich arbeiten? Die Vorstellung, nicht kontrollieren zu können, ob die Mitarbeiter/innen im Home Office tatsächlich entsprechend ihrer Arbeitszeit am häuslichen Arbeitsplatz sind, hat bisher viele davon abgehalten, Home Office zu erlauben. Befreien Sie sich von dieser Frage! Egal ob auf Distanz oder nicht, Sie können sowieso nicht kontrollieren, ob und wie konzentriert Ihre Mitarbeiter/innen ihre Arbeit erledigen und wie lange sie dafür brauchen. Das ist auch nicht der richtige Fokus und wirkt außerdem kontrollierend und demotivierend. Fokussieren Sie stattdessen auf die Arbeitsergebnisse, auf die erbrachte Leistung. Gehen Sie mit Ihren Mitarbeiter/innen über diese Ergebnisse ins Gespräch, anstatt sie zur Anwesenheit zu befragen oder Kontrollanrufe zu tätigen.

2. Definieren Sie klare Ziele mit Ihren Mitarbeiter/innen!

Wer bereits vorher als Führungskraft mit Zielen gearbeitet hat, ist jetzt klar im Vorteil.

Denn ich kann als Vorgesetzte oder Vorgesetzter nicht überprüfen, wann meine Mitarbeiter/innen zu Hause arbeiten. Das sollte auch nicht Ihr Fokus sein. Legen Sie das gemeinsame Augenmerk auf die vereinbarten Ziele und besprechen Sie, wie diese Ziele jetzt unter den neuen Bedingungen erfüllt werden können. In meinen Führungskräfte-Seminaren arbeite ich dafür gerne mit dem Modell „Führungskreislauf“:

Der Führungskreislauf: Setzen Sie Ziele mit Ihren Mitarbeiter/innen? Illustration: Steffen Powoden
Der Führungskreislauf: Setzen Sie Ziele mit Ihren Mitarbeiter/innen? Illustration: Steffen Powoden

An erster Stelle steht das Gespräch über Ziele und Aufgaben. Kompetente, selbständige Mitarbeiter/innen können dann selbständig planen und durchführen. Spätestens zur Kontrolle sollten Sie sich wieder treffen. Und übrigens: Im besten Fall bedeutet Kontrolle oder Reporting, dass Sie Ihre Mitarbeiter/in für die guten Arbeitsergebnisse loben. Ohne Kontrolle können Sie kein echtes Lob aussprechen. Und Lob motiviert!

Die Führungsarbeit mit Zielen ist zentraler Bestandteil in meinen Seminaren und Coachings. Sie haben Interesse, mich zu buchen? Dann treten Sie gerne hier in Kontakt mit mir.

3. Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag!

Haben Sie auch schon festgestellt, dass Ihre Mitarbeiter/innen Sie im Home Office weniger häufig kontaktieren als sonst? Das hat einen Grund: Wer möchte schon den Chef oder die Chefin beim Mittagessen, in einer wichtigen Videokonferenz oder beim Home Schooling mit den Kindern stören? Richtig, Niemand. Für Ihre Mitarbeiter/innen ist es deshalb noch wichtiger als im Normalbetrieb zu wissen, wann Sie wie erreichbar sind. Das gilt natürlich auch anders herum. Meine Empfehlung deshalb an Sie: Vereinbaren Sie klar, wann Sie erreichbar sind und auf welchem Kanal. Das erfordert natürlich, dass Sie sich erst selbst klar werden, wann Sie woran arbeiten. Ein wichtiger Helfer kann der im Team gemeinsam genutzte elektronische Kalender sein. Das schafft Transparenz und informiert Ihre Mitarbeiter/innen darüber, wann Sie sich gegenseitig gut kontaktieren können.Eine klare Arbeitstagsstruktur hilft auch dabei, den Arbeitstag zu Hause von der Erholungszeit abzugrenzen. Schließlich arbeiten Sie und Ihre Mitarbeiter/innen jetzt dort, wo Sie sich im Regelfall entspannen und Ihre Freizeit genießen.

4. „Treffen“ Sie regelmäßig Ihre Mitarbeiter/innen!

Die Gelegenheiten, sich fachlich und persönlich auszutauschen sind viel seltener, wenn Sie nicht am selben Ort arbeiten, wie Ihr Team. Auf einmal entfallen die spontanen Gespräche auf dem Flur. Sie werden merken, dass Sie weniger darüber informiert sind, was Ihre Mitarbeiter/innen beschäftigt, ob es Probleme oder Konflikte gibt. Deshalb ist es bei Home Office-Konstellationen besonders wichtig, eine gute Gesprächs- und Meeting-Kultur zu etablieren. Treffen Sie Ihre Mitarbeiter/innen regelmäßig, z.B. in Videokonferenzen und planen so den Austausch bewusst ein. In der Regel sind Videokonferenzen sehr viel kürzer als Live-Besprechungen. Nehmen Sie sich ruhig die extra 5 Minuten, um sich auch am Rande noch informell auszutauschen. Wenn Sie bisher wenig Teamsitzungen oder Besprechungen abgehalten haben, dann ist diese Krise vielleicht eine Chance für Sie, jetzt eine gute neue Gesprächskultur zu etablieren.

Aber Achtung: Videokonferenzen zu gestalten und zu moderieren will gelernt sein.

Sie freuen sich über Hinweise, die Sie der Durchführung von Videokonferenzen beachten sollten? Gerne unterstütze ich Sie bei diesem Thema, z.B. in einem zweistündigen Webinar.

5. Erfahren Sie früh von Konflikten und lösen Sie sie!

Manche erleben das Arbeiten im Home Office seit der Corona-Krise als Möglichkeit, ganz in Ruhe und in großer Konzentration, ohne Ablenkung zu arbeiten. Anderen fehlt der tägliche Austausch und Kontakt, die Beziehungspflege. Und natürlich berichten mir vor allem diejenigen, die seit Beginn der Corona-Krise parallel noch stark in die Betreuung ihrer Kinder eingebunden sind, von großen Belastungen und Konflikten zu Hause.

Die neue Arbeitssituation birgt Potential für ganz neue Konflikte auch zwischen den Mitarbeiter/innen. Sicherlich kennen Sie Ihre Mitarbeiter/innen gut und können im Regelfall erkennen, wann es knirscht. Dadurch, dass Sie Ihrem Team nicht mehr physisch begegnen, fallen Ihre normalen Konflikt-Detektoren aus. Sie müssen diese Informationen gezielt einholen, die Sie normalerweise bei einer Tasse Kaffee bei Arbeitsbeginn, auf dem Flur oder im Nebengespräch vor oder nach der Sitzung zufällig bekommen!

Warum ist das wichtig? Im Seminar und im Coaching verwende ich gerne das Eisberg-Modell um die verschiedenen Ebenen von zwischenmenschlicher Kommunikation zu erklären:

Das Eisberg-Modell der Kommunikation
Das Eisberg-Modell der zwischenmenschlichen Kommunikation, Illustration: Steffen Powoden

Um sich fachlich und inhaltlich austauschen zu können, muss die Beziehungsebene stimmen. Richten Sie also bewusst Gelegenheiten für informellen Austausch ein. Eine virtuelle Kaffeepause mit der Führungskraft ohne Agenda zum Beispiel. Oder starten Sie jede Ihrer Besprechungen mit einem Blitzlicht. Anfangs wird sich das ungewohnt anfühlen. Ihre Mitarbeiter/innen werden sich aber schnell daran gewöhnen, auch die virtuelle Sitzung mit einem „Guten Morgen, wie geht es Ihnen heute?“ zu beginnen. Hören Sie als Führungskraft sensibel zu, fragen Sie nach der Situation zu Hause, interessieren Sie sich für die Anliegen Ihrer Mitarbeiter/innen. Führen Sie empathisch.

6. Behalten Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter/innen im Blick!

Motivation ist für mich seit Jahren ein wichtiges Thema und Kernstück guter Führungsarbeit. Denn nur wer motiviert ist, bringt gute Leistung, hat Spaß und findet Erfüllung bei der Arbeit. Aber was treibt Sie und Ihre Mitarbeiter/innen an? Was motiviert Sie? Die Antwort fällt für Jede und Jeden individuell aus. Steven Reiss, mit dessen Modell der Motivstrukturanalyse ich seit vielen Jahren arbeite, unterscheidet zwischen 16 Motivatoren – Energiequellen, die bei jeder Person unterschiedlich stark ausgeprägt ist. Auf das Home Office gemünzt sind hier mehrere Motive oder Motivatoren interessant:

Das Beziehungsmotiv beschreibt den Wunsch nach vielen zwischenmenschlichen Kontakten, zum Beispiel zu Arbeitskollegen. Das Unabhängigkeitsmotiv erklärt, warum sich manche Mitarbeiter bei Entscheidungen gerne rückversichern, während andere am liebsten unabhängig und alleine arbeiten und entscheiden. Das Familien- oder Fürsorgemotiv steht für den Wunsch, sich um die nächsten Angehörigen, z.B. die eigenen Kinder zu kümmern. Allein diese drei Motive sind stark betroffen, wenn sich auf einmal die Arbeitsumgebung so massiv verändert wie zur Zeit. Und je nach individueller Motivausprägung fällt es den Menschen leichter oder schwerer im Home Office zu arbeiten. Wer z.B. viel Energie aus dem Kontakt mit Menschen zieht, dem fehlen die Kolleg/innen, der Austausch. Genauso gibt es aber auch Menschen, für die das selbständige Arbeiten alleine im Home Office eine echte Kraft- und Energiequelle ist.

Wichtig für Sie als Führungskraft: Kennen Sie die Motivausprägungen Ihrer Mitarbeiter/innen, dann können Sie gut einschätzen, wer Ihre Unterstützung braucht und wer gut alleine klarkommt.

Sie haben Interesse an einer persönlichen Motivstrukturanalyse nach Steven Reiss? Als zertifizierter Reiss-Profile Master mache ich Ihnen gerne ein Angebot für Analyse und Coaching-Gespräch.

Fazit: Führen auf Distanz funktioniert gut, wenn Sie mit Ihren Mitarbeiter/innen in regelmäßigem Kontakt bleiben, sich auf Ziele verständigen, Austausch ermöglichen und Konflikte früh erkennen. Viel Erfolg dabei!

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